E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt umstellen müssen

In gut zehn Wochen beginnt für viele Unternehmen in Deutschland eine neue Phase der Digitalisierung, die kaum jemand bemerkt, bis sie im Rechnungsausgang hängen bleibt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als echte E-Rechnung ausstellen. Eine PDF-Datei per E-Mail reicht dann nicht mehr.

Was nach einer steuerlichen Formalie klingt, ist in Wahrheit ein Technologiewechsel. Die Rechnung wird vom Dokument zum Datensatz. Wer das versteht, kann die Umstellung nutzen, um Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Kontrolle zu automatisieren. Wer es unterschätzt, riskiert Rückfragen von Kunden, verzögerte Zahlungen und Probleme beim Vorsteuerabzug. Dieser Beitrag ordnet den Stand im Oktober 2026 ein und zeigt, was jetzt zu tun ist.

Inhalt

1. Von der Rechnung als Dokument zur Rechnung als Datensatz
2. Die Fristen: 2025, 2027 und 2028
3. Wer betroffen ist und wer nicht
4. XRechnung, ZUGFeRD und EDI: die Formate
5. Was im strukturierten Teil stehen muss
6. Validierung, Lesbarkeit und Archiv
7. Der Ausblick: Meldesystem und EU-weite Digitalmeldung
8. Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

1. Von der Rechnung als Dokument zur Rechnung als Datensatz

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung umsatzsteuerlich nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So steht es in § 14 Abs. 1 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Alles andere, also Papier oder ein einfaches PDF, nennt das Bundesfinanzministerium seither „sonstige Rechnung“.

Der Unterschied ist grundlegend. Ein PDF ist ein Bild, das ein Mensch liest und ein Buchhalter abtippt oder per Texterkennung auslesen lässt. Eine E-Rechnung ist dagegen eine XML-Datei, in der jede Angabe ein eigenes, genormtes Feld hat: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz, Betrag. Die empfangende Software kann diese Daten ohne Zwischenschritt übernehmen. Das Ministerium begründet die Pflicht in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung genau damit: Doppelte Erfassung und die dabei entstehenden Fehler sollen verschwinden.

Wer die Grundlagen der Rechnungsstellung noch einmal auffrischen möchte, findet sie im Beitrag Rechnungen schreiben: 10 Dinge, die Sie wissen müssen.

2. Die Fristen: 2025, 2027 und 2028

Die Umstellung läuft in drei Stufen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

• Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Ausstellen dürfen bis Ende 2026 noch alle Unternehmen auch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überstiegen hat, müssen für Umsätze an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsfristen enden. Auch bestehende EDI-Verfahren, die nicht ohnehin als E-Rechnung gelten, sind nur bis Ende 2027 übergangsweise zulässig.

Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt des Umsatzes, nicht der der Rechnung. Eine Leistung aus Dezember 2026 kann deshalb auch im Januar 2027 noch nach den alten Regeln abgerechnet werden.

3. Wer betroffen ist und wer nicht

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, im Fachjargon B2B. Unternehmer ist dabei jeder, der selbständig gewerblich oder beruflich tätig ist, also auch Freiberufler, Vermieter und Ärzte. Rechnungen an Privatkunden sind nicht erfasst.

Das Bundesfinanzministerium nennt außerdem mehrere Ausnahmen, bei denen weiterhin eine sonstige Rechnung genügt:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten,
• Leistungen von Kleinunternehmern,
• viele steuerfreie Umsätze, etwa Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietung,
• Leistungen an juristische Personen, die selbst keine Unternehmer sind.

Zwei Punkte werden oft übersehen. Erstens müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen. Wie eine Kleinunternehmerrechnung aussieht, zeigt die Musterrechnung für Kleinunternehmer. Zweitens gilt die Pflicht auch bei Barzahlung: Das Geschäftsessen im Restaurant oder der Materialeinkauf im Baumarkt über 250 Euro sind nach Auffassung des Ministeriums grundsätzlich ebenfalls als E-Rechnung abzurechnen, sobald keine Übergangsregel mehr greift. Die umsatzsteuerlichen Grundbegriffe dahinter erklärt der Beitrag Umsatzsteuer in Deutschland einfach erklärt.

4. XRechnung, ZUGFeRD und EDI: die Formate

Technischer Maßstab ist die europäische Normenreihe EN 16931. In Deutschland verbreitet sind vor allem zwei Formate. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil; sie wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards gepflegt und ist im Verkehr mit Behörden ohnehin Standard. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei, in die der XML-Datensatz eingebettet ist. Zulässig sind ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Bei hybriden Rechnungen hat sich eine Rangfolge umgekehrt. Früher ging bei Widersprüchen der sichtbare PDF-Teil vor. Heute ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Wer nur auf das hübsche PDF schaut, prüft also womöglich die falsche Rechnung.

Daneben dürfen Geschäftspartner andere Formate vereinbaren, etwa ein EDI-Verfahren, sofern sich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig daraus herauslesen lassen.

5. Was im strukturierten Teil stehen muss

Die Finanzverwaltung verlangt, dass alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein bloßer Verweis auf eine angehängte PDF-Datei mit der eigentlichen Leistungsbeschreibung genügt nicht. So hat es das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 festgehalten. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen aber weiterhin als Anhang mitgeschickt werden.

Für einige Sonderfälle gibt es Erleichterungen. Sammelrechnungen mit dem Kalendermonat als Leistungszeitpunkt bleiben zulässig. Bei Bauleistungen genügt derzeit eine Aufstellung nach Gewerken im strukturierten Teil, wenn die Details in einer lesbaren Anlage stehen. Anzahlungsrechnungen, die vor dem jeweiligen Stichtag gestellt werden, müssen keine E-Rechnung sein.

Die Praxisfragen reißen nicht ab. Am 15. Oktober 2026 hat das Ministerium nach einem Bericht von EY ein drittes Anwendungsschreiben veröffentlicht. Es betrifft unter anderem Anzahlungs- und Endrechnungen, Rabatte, Bruttopreisrechnungen und Rechnungsberichtigungen. Für E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den beiden früheren Schreiben genügen, wird es nicht beanstandet, wenn die neuen Vorgaben noch fehlen.

6. Validierung, Lesbarkeit und Archiv

Viele Programme prüfen eine E-Rechnung automatisch gegen die Regeln der Norm, die sogenannte Validierung. Das ist sinnvoll, aber keine rechtliche Voraussetzung für eine gültige Rechnung. Das hat das Ministerium in einem Schreiben vom 1. September 2026 an Wirtschaftsverbände klargestellt; ein staatliches Prüfwerkzeug will es nicht anbieten. Wer eine XRechnung ohne passende Software lesen möchte, kann den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung über ELSTER nutzen.

Beim Archiv gilt: Ein- und ausgehende Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, bei der E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form. Wer nur einen Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF ablegt, hat das Original nicht aufbewahrt. Was die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form, kurz GoBD, darüber hinaus verlangen, beschreibt der Beitrag Was Geschäftsführer über die GoBD-Regeln wissen müssen.

7. Der Ausblick: Meldesystem und EU-weite Digitalmeldung

Die E-Rechnung ist nur der erste Schritt. Das Bundesfinanzministerium kündigt ausdrücklich ein späteres Meldesystem an, bei dem bestimmte Rechnungsdaten zeitnah und je Vorgang an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Die dafür nötigen Gesetzesänderungen will die Bundesregierung laut den FAQ des Ministeriums (Stand März 2026) „zu gegebener Zeit“ vorschlagen.

Auf europäischer Ebene ist der Rahmen bereits beschlossen. Mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) hat die EU am 11. März 2025 festgelegt, dass grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen ab dem 1. Juli 2030 auf Basis elektronischer Rechnungen in Echtzeit gemeldet werden. Ziel ist es vor allem, den Umsatzsteuerbetrug über Karussellgeschäfte einzudämmen. Wer seine Rechnungsprozesse jetzt sauber digitalisiert, baut also die Infrastruktur, die er spätestens dann ohnehin braucht.

8. Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

Für Unternehmen, die 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzen, bleiben bis zum Stichtag nur noch wenige Wochen. Ein pragmatischer Fahrplan:

• Umsatz prüfen: Liegt der Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab Januar 2027.
• Software klären: Kann das Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD im zulässigen Profil erzeugen, und sind alle Pflichtangaben im strukturierten Teil?
• Kundendaten ergänzen: Für den Versand braucht es je Kunde eine Empfangsadresse für E-Rechnungen.
• Eingang organisieren: Eingehende E-Rechnungen müssen lesbar gemacht, geprüft, gebucht und im Original archiviert werden.
• Testlauf fahren: Einige Rechnungen schon im vierten Quartal 2026 als E-Rechnung an wichtige Kunden schicken und Rückmeldungen einholen.

Wer die Umstellung nur als Pflicht abarbeitet, zahlt die Kosten und lässt den Nutzen liegen. Wer sie als Anlass nimmt, Rechnungseingang, Freigabe und Zahlung durchgängig digital zu organisieren, gewinnt Zeit und Übersicht. Wie sich solche Schritte in die Unternehmensführung einfügen, zeigt der Beitrag Chancen der Digitalisierung richtig nutzen; weitere Analysen dazu finden Sie im Themenbereich Unternehmensführung auf dieser Website. Den Überblick über den Start der E-Rechnung 2025 bietet zudem der Beitrag E-Rechnung wird Standard ab 01.01.2025.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.